sabato 24 agosto 2019

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Archiviare ed organizzare la posta

elettronica con M-Files e Outlook

 

 

M-Files è il software di archiviazione e gestione documentale più semplice e potente presente sul mercato, questo grazie alla sua piena integrazione con Windows e alle sue applicazioni (specialmente con i vari strumenti di Office e CAD).

Una delle caratteristiche migliori di M-Files è appunto la sua integrazione con Microsoft Office ed in particolare con Outlook. M-Files permette infatti agli utenti che utilizzano Outlook di salvare i messaggi e-mail di una certa importanza nell'archivio documentale di M-Files direttamente dall'interfaccia di Outlook. I messaggi possono essere salvati in formato MSG (il formato utilizzato da Outlook) oppure in formato EML (il formato che usa Thunderbird, per esempio) e possono contenere o meno gli allegati. I messaggi di posta archiviati in M-Files godono degli stessi vantaggi di qualunque altro documento archiviato in M-Files: sicurezza, gestione della versione, indicizzazione per metadati e contenuto, modalità off-line, ecc.

Con la nuova versione M-Files 7.0 l'integrazione con Outlook è stata notevolmente potenziata, riducendo al minimo il lavoro necessario da parte degli utenti per archiviare i messaggi di posta elettronica. M-Files 7.0 aggiunge all'interfaccia di Outlook una serie di cartelle relative agli archivi (Vault) di M-Files, dove gli utenti possono decidere di copiare i messaggi di posta con un semplice drag & drop (trascinamento) oppure con le tradizionali regole di spostamento messaggi di Outlook. Le cartelle di M-Files permettono di definire a priori gli attributi, le parole chiave e i metadati che saranno assegnati ai messaggi e-mail depositati all'interno di tali cartelle. Le cartelle di M-Files possono essere personalizzate per ogni utente oppure possono essere comuni a tutti gli utenti. In questo modo sarà facile per gli amministratori del sistema definire delle politiche di archiviazione dei messaggi e renderle disponibili in maniera semplice e distribuita a tutti gli utenti del sistema.

Cartelle M-Files su Microsoft Outlook

Con M-Files 7.0 è inoltre possibile associare in maniera semplice e veloce indirizzi o domini di posta a specifici contatti o anagrafiche (per esempio di clienti e fornitori). In questo modo ai messaggi e-mail archiviati in M-Files verrà attribuita in automatico l'identità del mittente (persona o azienda), evitando errori nell'archiviazione e migliorando la successiva ricerca.

M-Files 7.0 è capace di segnalare in maniera visiva i messaggi già archiviati, di archiviare insieme il thread di messaggi inviati/ricevuti e di identificare in fase di salvataggio se i messaggi esistono già nell'archivio documentale, evitando la creazione di doppioni

Scarica la versione dimostrativa di M-Files ed inizia subito ad organizzare meglio la tua posta!

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