lunedì 18 gennaio 2021

 

Archiviazione e gestione dei documenti sul Cloud di M-Files

M-Files fornisce un nuovo servizio che permette di archiviare e gestire i documenti direttamente sul Cloud di M-Files, senza la necessità di infrastrutture proprietarie.

 

M-Files Cloud Vault fornisce una facilità d'uso senza precedenti perchè non richiede all'utente di cambiare il modo in cui è abituato a lavorare. Grazie alla piena integrazione con Windows l'utente archivia i documenti nell'archivio documentale semplicemente come se utilizzasse un disco locale o di rete. Può infatti utilizzare i classici comandi Apri o Salva direttamente dall'applicazione, oppure sfogliando le cartelle con la normale interfaccia di Windows (Esplora Risorse), M-Files permette di archiviare e gestire i documenti in maniera semplice, veloce e sicura.

Utilizzando il nuovo servizio Cloud di M-Files inoltre non c'è la necessità di dotarsi un server aziendale e di configurare i servizi di backup, basta semplicemente iniziare ad archiviare i documenti all'interno della struttura preparata per ospitare i dati aziendali utilizzando l'infrastruttura pubblicata sui server Cloud di M-Files.


Tecnologia senza eguali, non un semplice strumento di archiviazione web
M-Files Cloud Vault è un servizio unico basato sulla tecnologia di M-Files, una soluzione di archiviazione e gestione documentale largamente utilizzata per gestire in maniera semplice e veloce tutti i documenti importanti. Grazie ai servizi Cloud ora è possibile utilizzare questo innovativo sistema di archiviazione sfruttando l'infrastruttura Cloud gestita da M-Files, sgravando l'utente dall'onere di dover acquistare, configurare e gestire tutte le risorse hardware/software e i vari processi di manutenzione e backup necessari per l'utilizzo di M-Files.

Scansione e salvataggio direttamente nel Cloud, da qualunque scanner o applicazione, inclusa l'e-mail!
Con M-Files Cloud Vault è possibile salvare qualunque file nel cloud. Sono supportati i documenti di Office (come Word o Excel), PDF ricercabili prodotti dagli scanner, e-mail con o senza allegati e qualunque altro file proveniente da qualunque applicazione Windows. Basta salvare nel disco M: e compilare le proprietà del documento, ed il gioco è fatto!

E' facile. Non c'è nessuna interfaccia o processo nuovo da imparare
Alcune ricerche indicano che i documenti aziendali sono i beni più importanti di un'azienda dopo le persone. Allora perchè i software di gestione ed archiviazione dei documenti non sono così utilizzati? Perchè sono troppo complicati e costosi. M-Files Cloud Vault cambia questo rapporto rendendo facile ed immediato l'utilizzo del sistema.

Ricerca veloce: trova qualunque file immediatamente
Gli utenti occupano il 20% del proprio tempo nella ricerca dei documenti. Uno dei maggiori benefici di M-Files Cloud Vault è che non sarà più necessario perdere tempo nella ricerca dei documenti. Una volta archiviato un documento basta ricercare per una o più parole contenute nel documento o nei suoi attributi per trovare il file immediatamente.

Sono supportati tutti i tipi di file ed applicazioni
M-Files Cloud Vault supporta qualunque applicazione Windows, dato che l'archivio documentale si comporta come un normale disco locale. Con M-Files Cloud Vault, in ogni applicazione per Windows è possibile utilizzare i classici comandi Salva e Apri per salvare e aprire documenti presenti nell'archivio documentale. Sono supportati qualunque tipo di file, inclusi documenti Word, fogli Excel, presentazioni PowerPoint, e-mail, file CAD, file Quickbooks, immagini e foto, file musicali, ecc. In pratica qualunque tipo di file.

Basta cartelle! Dì addio alla caotica struttura a cartelle
Una delle principali caratteristiche di M-Files è che non dovrete più preoccuparvi delle cartelle. Anche la struttura a cartelle più organizzata può diventare ingestibile in poco tempo. Ogni giorno infatti gli utenti si confrontano con questa domanda: "Devo salvare il file nella cartella delle vendite o in quella del cliente?" oppure "Dove hanno salvato l'ultima versione di quella presentazione?" oppure "Dov'è quella fattura? Ho guardato nella cartella del cliente ma non c'è...".
Immaginatevi di non dover più ricercare i documenti nelle cartelle, oppure di domandarvi dove un vostro collega ha salvato un file. Potete salvare nell'archivio documentale e caricare i file direttamente dall'archivio documentale. Piuttosto che scegliere o creare una cartella potete semplicemente aggiungere dei tag o delle proprietà ai documenti. Potete in seguito vedere tali documenti organizzati per queste proprietà o tag, per esempio tutte le fatture per mese, tutti gli acquisti per cliente o tutti i contratti per cliente e mese. E' completamente a discezione dell'utente. Una volta provato vi chiedere come avete fatto a vivere senza questa possibilità!

Versioni automatiche dei file
M-Files Cloud Vault mantiene automaticamente la cronologia delle modifiche apportate ad un documento, da quando è stato creato fino alla versione attuale. Questa funzione è decisamente importante anche in relazione ai sistemi di qualità ISO 9000/9001.
Non c'è nulla da fare, M-Files Cloud Vault fa tutto ciò autonomamente. E' possibile caricare qualunque vecchia versione di un documento e vedere cosa è cambiato, oppure annullare le modifiche e ritornare a tale versione. M-Files archivia in maniera efficiente le versioni dei file: non importa quanto sia grande un file, vengono salvate solo le modifiche apportate da una versione all'altra. In questo modo viene preservato lo spazio su disco e l'archivio documentale è sempre veloce.

Sicuro - Non preoccupatevi più di perdere dati
Oltre alle impostazioni di sicurezza che M-Files gestisce di base per i documenti, la gestione dei file cancellati e i meccanismi di check-in e check-out dei documenti, M-Files Cloud Vault aggiunge un'ulteriore sicurezza all'archivio documentale. I dati infatti sono archiviati in un server protetto da disastri di ogni tipo. Inoltre i dati vengono costantemente replicati in differenti posizione geografiche nel globo terrestre, rendendo pressochè impossibile la perdita di dati. Con M-Files Cloud Vault inoltre non è più necessario avere e configurare server, NAS, SAN e dispositivi di backup. Tutti i dati stanno nel Cloud.

Utilizzo off-line - Accedi ad ogni documento anche senza connessione ad Internet
Anche se M-Files Cloud Vault è una soluzione appoggiata a server esterni, è possibile accedere ai documenti anche senza connessione ad Internet, per esempio se si è in viaggio oppure se la connessione ad Internet non è disponibile per guasti o altri problemi. Basta indicare ad M-Files che uno o più documenti devono essere disponibili in modalità off-line per avere sempre accesso a tali documenti.

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