sabato 24 agosto 2019

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Assegnare una Categoria (Classe) è il primo passo verso una indicizzazione efficace dei file

Come abbiamo mostrato in precedenza, è facile salvare un nuovo documento da una qualsiasi applicazione di Windows all'interno di un archivio documenti di M-Files. 
E' molto simile all'assegnazione del nome ad un file come facciamo di consueto in Windows, solo che invece di scegliere in quale percorso o particolare cartella salvarlo, è invece sufficiente assegnare dei metadati al file. 

L'interfaccia di M-Files rende questa operazione molto semplice ed intuitiva, guidando l'utente nell'inserimento degli attributi che andranno poi a categorizzare il documento salvato in M-Files.
Vediamo qui sotto l'interfaccia che ci permette appunto di inserire i metadati dopo aver assegnato un nome al file ed aver scelto in quale archivio di M-Files salvarlo.

Assegnare metadati ai file per archiviare i documenti

In questa finestra di dialogo, la prima cosa da fare è selezionare la categoria (classe) che rappresenta in modo più generale il file in base alle vostre esigenze aziendali.
Il menu a tendina elenca tutte le possibili scelte, suddivise per tipi di documenti. Quelli mostrati nella figura sono quelle che sono presenti di default nell'archivio di esempio installato con M-Files, ma è possibile modificare facilmente questa lista per inserire le categorie di file adatte alla vostra realtà aziendale. 

Assegnare una specifica categoria (ad esempio "Offerta") è molto più efficace che memorizzare il file "alla vecchia maniera" andandolo ad inserire in una cartella che potrebbe chiamarsi "Offerte".
Questo perchè, in questo "vecchio modo", gli utenti tendono a fare operazioni "sbagliate" ad esempio:
  • qualche utente potrebbe avere la propria cartella "Offerte" sul proprio disco locale, ed una ricerca fatto lato server non potrebbe includerli nei risultati. 
  • oppure, se si sta lavorando su un server, le cartelle "Offerte" potrebbero moltiplicarsi nel caso in cui siano inserite all'interno di una struttura di catalogazione per anno (ad esempio cartella 2009 o 2010) o ancora peggio se fossero divise per Cliente o Prodotto, in questo caso ricercare tutte le offerte costringerebbe l'utente a cercare in posti diversi e nel caso in cui un utente per sbaglio spostasse un file nella cartella sbagliata si perderebbero importanti informazioni che caratterizzano/identificano quel file! 

I metadati di M-Files evitano questa confusione di cartelle e consentono ricerche veloci e precise a livello globale. 
Ossia una volta assegnata una categoria (classe), e/o un cliente e/o una data ad un documento è poi possibile formulare delle semplici ricerche che restituiscono tutti i documenti che verificano i criteri specificati.
E' inoltre possibile preconfigurare delle viste che visualizzano ed organizzano i documenti in base agli attributi che li categorizzano, è ad esempio possibile creare delle viste che mostrano le Offerte divise per Anno e Cliente, ma allo stesso tempo è possibile avere un'altra vista che mostra i documenti divisi per Cliente e Tipologia... 

Quindi la chiave di successo per mettere ordine al caotico sistema delle cartelle di Windows è utilizzare degli attributi da assegnare ai vari file per archiviarli e poi ricercali in modo semplice, preciso ed efficace. 
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