sabato 25 maggio 2019

Chiamaci ora! 0424-1942123, oppure con Skype

Archiviazione ed Estrazione dei documenti come operazioni alla base di un sistema di gestione documentale

Nell'ambiente standard di Windows, le persone possono condividere i file liberamente - in molti casi, troppo liberamente.

Per esempio due utenti sono in grado di aprire un file condiviso presente su un server in rete, da due diverse postazioni. Uno di essi può apportare le sue modifiche e salvare il suo lavoro tranquillamente. Ma quando il secondo utente va a salvare il suo documento sovrascrivendolo, inevitabilmente gli aggiornamenti fatti dal primo utente vengono persi.

Classici esempi di documenti condivisi potrebbero essere un foglio di lavoro Excel in cui sono registrati delle note spese o un listino prezzi comune, o altri tipi di file condivisi come ad esempio un progetto CAD complesso in cui diverse parti del disegno sono modificate e corrette da diversi membri del team di progettisti.

Tipicamente la sovrascrittura dei dati potrebbe portare alla perdita completa di uno o più giorni di lavoro (per essere re-inserito), o ancora peggio, questo tipo di errore potrebbe passare inosservato, portando quindi al propagarsi di problemi più grandi in futuro, perchè potrebbero invalidare eventuali calcoli basati sui dati errati!

Una soluzione molto semplice e preventiva a questo tipo di problema è l'implementazione all'interno del sistema di gestione dei file delle operazioni di estrazione/archiviazione dei documenti.

Le operazioni di estrazione/archiviazione consentono ad una sola persona alla volta di modificare un file. Quando una persona ha un documento estratto, gli altri dipendenti sono comunque in grado di aprire in sola lettura l'ultima versione salvata del documento. Il sistema di gestione dei documenti non permette a nessun altro di modifiche il documento fino a quando il file non viene archiviato da chi l'ha estratto.

Molto spesso i dipendenti di uffici in cui non è presente un sistema di questo tipo sono spesso costretti a sopperire al problema della sovrascrittura dei dati salvando temporaneamente la loro versione del documento con un nuovo nome, "file.doc" diventa "file1.doc", per esempio. Però questo tipo di soluzione soffre di un problema ancora più grave: in primis annullerebbe lo scopo di un documento condiviso, ma soprattutto con un sistema di "versioning a mano" così fatto non si riuscirebbe più a capire qual'è la copia finale del documento contenente tutte le modifiche. E la necessità di reperire il documento finale (condiviso) con tutte le modifiche di tutti gli utenti potrebbe richiedere di controllare diversi file con nomi simili con finali senza senso, o alla peggio addirittura a mixare file diversi per ottenerne uno con tutti gli aggiornamenti.

Una delle operazioni native in M-Files è appunto quella di estrazione/archiviazione dei documenti e queste operazioni sono alla base del sistema e completamente integrate con le finestre standard di Windows per l'apertura e il salvataggio dei files! Inoltre il sistema si preoccupa di gestire automaticamente tutte le versioni del documento, tenendo traccia di tutto lo storico delle modifiche che ogni singolo file ha subito, rendendo possibile anche il confronto e il ripristino di versioni precedenti.

Quindi se nella vostra organizzazione avete l'esigenza di gestire dei file condivisi tra più utenti e di modificarli in modo cooperativo, provate a valutare la soluzione offerta da M-Files che integra in Windows un efficace sistema di gestione dei file, basato sulle operazioni di estrazione/archiviazione dei documenti.

 
Privacy  |  Condizioni d'uso
copyright 2010 - 2012 GS Link