sabato 24 agosto 2019

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Gestione dei file avanzata completamente integrata con Windows

 
Nel video introduttivo abbiamo mostrato alcuni esempi di come M-Files (software di gestione documentale) è in grado di funzionare con tutte le applicazioni Windows esistenti integrandosi perfettamente nei comandi standard di "Apertura" e "Salvataggio" dei file. 
Inoltre è semplicissimo accedere ad M-Files in quanto è presente direttamente sul Desktop o su Esplorar Risorse come un Disco virtuale (M:). 

Tutte le aziende che hanno avuto modo di provare M-Files hanno indicato l'ottima integrazione con Windows uno dei motivi principali che distingue M-Files dalle altre soluzione di gestione elettronica dei file. 

Dal punto di vista dell'utente, è semplicemente più comodo ed immediato utilizzare M-Files, in quanto l'utente è già abituato ad usare i vari comandi per la creazione, modifica e la gestione dei documenti su un PC, e quindi l'utilizzo di M-Files diventa naturale. Non c'è un'applicazione separata a cui accedere per svolgere le normali operazioni che l'utente deve fare sui documenti, è Windows stesso ad ospitare M-Files. 
Dal punto di vista di un manager, l'integrazione garantisce una più facile adozione dello strumento nei flussi documentali esistenti, garantendo al tempo stesso un elevato livello di controllo senza richiedere sforzi aggiuntivi. Infatti molto spesso, uno dei problemi per l'adozione di un sistema di gestione documentale è costituito dalla difficoltà di utilizzo di sistemi che modificano (ed appesantiscono) le normali routine di lavoro degli utenti, mentre M-Files permette a tutti di lavorare esattamente come già sanno fare con Windows "alla vecchia maniera". 

Con M-Files, il salvataggio e la ricerca dei file è semplice e in un contesto già familiare all'utente, quindi il sistema di gestione dei documenti viene rapidamente e ampiamente adottato. 

Diamo uno sguardo a come si presenta quindi l'interfaccia di M-Files all'utente. Innanzi tutto per accedere al sistema è sufficiente aprire le Risorse del computer e premere l'icona del Disco virtuale (M: M-Files). A questo punto compariranno delle icone con il nome dei vari archivi gestiti nel sistema. Tipicamente a questo punto ci sarà un solo archivio, ma nulla vieta di averne più di uno per gestire separatamente documenti con ambiti diversi. 
Nel nostro esempio l'archivio si chiama "Demo", ma ovviamente nella vostra azienda potrebbe essere il nome dell'azienda stessa o qualsiasi altro nome si voglia scegliere per identificare in qualche modo il contenuto dell'archivio. 

Disco virtuale M-Files con scelta archivi documenti

Aprendo l'archivio di documenti si ha accesso al suo contenuto: ossia tutti i documenti organizzati in diverse viste/cartelle oltre ad alcune esclusive funzionalità di M-Files per la gestione dei documenti - in particolare nell'immagine è evidenziata la funzionalità di ricerca dei documenti. 

M-Files integrazione con Windows: Esplora Risorse

Nella maggior parte dei casi, un utente in cerca di un particolare file ha due scelte possibili: la prima è la normale navigazione tra le cartelle che organizzano i documenti in base a degli specifici criteri di ricerca.
Oppure semplicemente basta digitare alcuni termini nell'apposita casella di ricerca e premere il pulsante "Cerca" per ottenere immediatamente il risultato voluto. L'elenco di tutti i file che rispettano i criteri di ricerca impostati verranno immediatamente visualizzati nella finestra di Explorer, come illustrato di seguito. Poiché i metadati di M-Files identificano con precisione ogni documento conservato nell'archivio, la ricerca di specifici temini avverrà in modo molto più veloce ed efficace di quanto siamo abituati in Windows. In genere la recupera i risultati in pochi secondi. 

M-Files risultati ricerca semplice in Esplora risorse

In altri articoli approfondiremo altre funzionalità di gestione dei documenti presenti in M-Files che rendono vincente la scelta di integrazione con Windows (Viste dinamiche, opzioni di ricerca avanzate)
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