sabato 25 maggio 2019

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Perché M-Files è una soluzione migliore di SharePoint per l'archiviazione e la gestione dei documenti

  

Microsoft Office SharePoint Services (MOSS) e Windows SharePoint Services (WSS) offrono solo le proprietà di base per la gestione dei documenti, mentre M-Files fornisce una soluzione globale specificamente progettata per la gestione dei documenti. Le differenze principali tra le proprietà di M-Files e il Document Library di SharePoint sono specificate di seguito. Per la gestione dei documenti, M-Files offre vantaggi significativi che non si possono ottenere con SharePoint.

M-Files è compatibile con tutte le applicazioni
• SharePoint è realmente compatibile solamente con i prodotti Microsoft Office.
• M-Files è pienamente compatibile con tutte le applicazioni di Windows (anche prodotti non Microsoft, quali le applicazioni Adobe).
• M-Files si integra bene anche in presenza di funzionalità speciali come in AutoCAD (quali immagini XRIF). 

M-Files offre una struttura dinamica a cartelle
• Oltre a una struttura fissa a cartelle, M-Files offre una struttura dinamica in cui i documenti possono essere visualizzati automaticamente nella posizione desiderata, in base ai loro metadati. 
• SharePoint offre solo una struttura fissa tramite le raccolte di documenti, che non risolve i problemi legati alle strutture fisse di cartelle che sono particolarmente comuni nelle unità di rete. 

M-Files fornisce una struttura di metadati multilingua
• L'intera struttura dei metadati di M-Files, compresi gli elenchi di valori, può essere tradotta nelle lingue desiderate. 
• In SharePoint, la struttura di metadati non può essere tradotto in diverse lingue. 
• M-Files può essere utilizzato in 14 lingue, tra cui finlandese, svedese ed inglese. 

M-Files fornisce funzionalità di ricerca migliore 
• La ricerca in M-Files è veloce anche con un gran numero di documenti e utenti. 
• La ricerca full-text in M-Files lavora con più di 300 formati di file. 
• Ci sono diverse opzioni per la definizione dei criteri di ricerca (sia con la ricerca rapida che avanzata). 

M-Files è completamente integrato con Windows 
• M-Files offre un ambiente familiare ed un'interfaccia utente facile da usare. 
• Per utilizzare SharePoint è necessario l'utilizzo di un browser Web, che genera problemi di usabilità e restrizioni agli utenti. 
• L'integrazione completa di M-Files con Windows garantisce la compatibilità con tutte le applicazioni Windows. 

M-Files funziona in modo efficiente anche con le connessioni di rete lente
• Lavorare all'estero e in diversi uffici è significativamente più veloce con il M-Files che con SharePoint. 
• M-Files mantiene automaticamente le copie locali dei singoli file, il che rende l'apertura e il salvataggio di file molto più veloce. 
• La differenza di performance è enfatizzato quando, per esempio, si stanno elaborando file d'immagine. 
• Lavorare con M-Files è possibile anche quando, per esempio, si utilizzano connessioni mobili molto lente. 

M-Files può essere usato off-line 
• A differenza di SharePoint, è possibile utilizzare M-Files anche senza una connessione di rete. 
• M-Files offre funzioni diversificate per utilizzare i metadati quando si specificano i tipi di documenti che devono essere disponibili non in linea (ad esempio, documenti su progetti specifici o clienti, o quelli modificati nel corso dell'ultimo mese). 

M-Files offre un'interfaccia per l'integrazione con altri sistemi
• M-Files fornisce funzionalità per interfacciarsi con sistemi di database esistenti (CRM, ERP, gestione progetti, ecc). 
• M-Files offre un sistema d'importazione automatica dei documenti da sistemi esterni di posta elettronica. 

M-Files supporta la scansione 
• M-Files offre il riconoscimento automatico del testo (OCR). 
• M-Files offre il riconoscimento di zona (Zone OCR) e l'identificazione dei codici a barre. I dati identificati possono essere automaticamente archiviati come metadati del documento (ad esempio, il numero di fattura o il codice cliente). 
• I documenti possono essere acquisiti direttamente in M-Files da uno scanner desktop o di rete. 

M-Files fornisce una struttura di metadati versatile ed espandibile senza alcuna programmazione ad-hoc
• M-Files vi dà l'opportunità di specificare i metadati in maniera automatica (per esempio, la denominazione dei documenti in base allo standard desiderato). 
• M-Files permette l'elaborazione senza problemi di elenchi di valori di grandi dimensioni (con milioni di valori). 
• In M-Files, i metadati possono essere interdipendenti (ad esempio, i contatti possono essere filtrati in base al cliente specificato). 
• Le funzionalità sui metadati possono essere ampliate mediante scripting. 

M-Files fornisce tutte le funzionalità di gestione delle versioni 
• In M-Files, le vecchie versioni dei documenti possono essere aperti direttamente. 
• Le versioni di M-Files cotengono anche i metadati. 

M-Files può essere facilmente integrato con altre applicazioni 
• M-Files offre una interfaccia di programmazione (M-Files API) per l'integrazione di M-Files con altre applicazioni. 
• L'interfaccia utente di M-Files (M-Files Shell) può essere integrata nella maggior parte delle applicazioni Windows senza alcuna modifica.

M-Files è integrato perfettamente con SharePoint 
• I documenti di M-Files possono essere collegati direttamente a SharePoint sia con gli URL di M-Files, sia con l'apposito add-on (M-Files Web Part per SharePoint). 
• Tramite l'API di M-Files è facile creare la propria web part per SharePoint.

 

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