lunedì 18 novembre 2019

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Creare ed importare documenti in M-Files

 

Creazione di documenti
 
Molti sistemi di gestione documentale richiedono agli utenti di caricare file in un archivio separato. Questo non è necessario con M-files. Il sistema di unità disco virtuale e l'integrazione con Windows rende possibile il salvataggio dei documenti di M-file direttamente da tutte le applicazioni.
E' possibile creare il documento con l'applicazione desiderata e salvare in m-files con il comando "salva con nome" dal menu file, esattamente come si è già abituati a fare.
Invece di salvare sul disco C, è possibile salvare il documento nell'archivio presente sul disco virtuale di M-Files.
In M-files non è necessario indicare la cartella esatta in cui salvare il documento. Basta lanciare il comando di salvataggio ed appare la finestra del nuovo documento.
Ora è possibile compilare i metadati del nuovo documento. Selezionare la classe appropriata per il documento e associare il documento al cliente ed al progetto.
Quando l'applicazione viene chiusa M-files chiederà se si desidera archiviare il documento
L'archiviazione del documento termina la sua creazione. Gli altri utenti di M-files possono ora vedere il documento
Ci sono molti altri modi per creare nuovi documenti in m-files. E' possibile usare il comando "nuovo documento" all'interno dell'interfaccia dell'archivio.
Durante la compilazione della scheda del documento è possibile scegliere tra i modelli di documento definiti dall'amministratore.
Questo è un modo conveniente per creare più volte documenti dello stesso tipo.
Naturalmente è possibile effettuare una copia di qualsiasi documento esistente.
Spostare documenti esistenti verso M-files è molto facile. Basta trascinare i file dal disco C.
E' possibile applicare rapidamente le stesse proprietà a tutto l'insieme.
Se si desidera spostare tutti i vecchi file verso M-files è possibile scegliere di non aggiungere subito i metadati. Sarà possibile trovare i documenti con le potenti funzionalità di ricerca di m-files ed aggiungere i metadati in un secondo momento, per categorizzare i documenti con maggiore dettaglio.
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